Diensthoofd Ict Projectmanagement Bij Stad Roeselare

Roeselare is een stad in beweging in een snel veranderende wereld. Dat deze snel veranderende wereld ook een digitale wereld is geworden heeft een belangrijke impact op de ICT-afdeling die hierdoor een leidende rol krijgt in innovaties en initiatieven om de digitale wereld te omarmen voor de burgers, bedrijven en allerlei organisaties die onze stad rijk is. Getuige hiervan de vele prijzen die de ICT-afdeling de afgelopen jaren mocht ontvangen.

De stad Roeselare gebruikt een brede waaier van informatiesystemen om haar business processen te ondersteunen. Dit gaat van processen die gekoppeld zijn aan onze basis dienstverlening tot het volledig digitaal maken van onze processen, interne collaboratie platformen, e-invoicing, communicatie platformen met onze klanten (burger, organisaties, bedrijfswereld, enz.), data uitwisseling met de verschillende overheden en zoveel meer.

Om de nieuwe ontwikkelingen volwaardig te kunnen ondersteunen en de evolutie van de bestaande processen en toepassingen te waarborgen beschikken we over een ICT-projectmanagementteam van 4 medewerkers. Het diensthoofd ICT-projectmanagement is hierdoor een cruciale functie voor onze organisatie. Het huidig diensthoofd gaat op welverdiend pensioen en daarom gaan we op een zoek naar een vervanger.

In onze organisatie hebben we nood aan een verscheidenheid in het team. Dit betekent dat er ICT-projectleiders zijn die eerder business proces georiënteerd zijn en andere eerder ICT technisch. De focus van het diensthoofd ligt, naast het leiden van het team, op projecten die end-2-end business proces kennis vereisen.

Je rapporteert in deze functie rechtstreeks aan de directeur ICT Shared Services Groep Roeselare en zult deel uitmaken van het ICT-directie overleg van de stad.

Jouw leidinggevende

Ik ben Geert, directeur ICT bij de groep Roeselare.

Met veel enthousiasme werk ik samen met een gedreven team aan een moderne, innovatieve en betrouwbare digitale dienstverlening voor onze organisatie en onze inwoners.

Binnen ons team combineren we professionaliteit en ambitie met een warme en familiale werksfeer.

We geloven in samenwerking, initiatief en continue vernieuwing.

Als leidinggevende geef ik alle collega's graag de ruimte om hun talenten te ontwikkelen, ideeën uit te werken en mee te bouwen aan de digitale toekomst van Roeselare, met de nodige ondersteuning en vertrouwen.

Je dagelijkse uitdaging bestaat uit het aansturen van onze geoliede ICT-projectmanagement organisatie.

Concreet omvat dit volgende algemene elementen:

Peoplemanagement: Je geeft leiding in al zijn facetten: managen van je dienst, coachen van je medewerkers, richting geven als leider en het op de kaart zetten van je dienst binnen de organisatie als ondernemende en innoverende dienst.

Escalatie aanspreekpunt: Je bent het eerste aanspreekpunt voor de rest van de organisatie als projecten en project processen niet lopen zoals het hoort.

Samenwerken en Accountmanagement: Projecten doe je niet alleen en daarom werk je nauw samen met de andere ICT-collega's om de fit met de ICT-architectuur te waarborgen, cyberveiligheid mee voorop te stellen, de support modus te garanderen en leveranciers aan te sturen. Je helpt de business experten en sponsors bij het opmaken van business cases, scope definities helder te krijgen, planning uit te werken, enz. zodat een project kan goedgekeurd worden door het managementteam.

Management rapportering: ICT is een terugkerend punt op het managementteam. Eénmaal per kwartaal wordt er gerapporteerd over de projecten van het ICT-departement met een focus op capaciteit versus projectnoden. Hiervoor beschikken we over verschillende standaard rapporteringen en inzichten. In deze rol neem je dit luik van de rapportering op je en ben je in staat om het managementteam te voorzien van alle gewenste informatie.

ICT Project Portfolio: Als diensthoofd bewaak je de ICT Project Portfolio, heb je inzicht in aankomende projecten en beschikbare capaciteit binnen het ICT-departement. Je vertaalt dit in een haalbare planning en kaart de uitdagingen aan bij de collega's en stakeholders die kunnen ge mpacteerd zijn als er keuzes moeten gemaakt worden.

Extern netwerk: Je bouwt goede externe contacten uit met collega's uit andere lokale besturen, bovenlokale overheden en leveranciers om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen.

Je bent zelf ook projectleider en business proces analist wat betekent dat je ook volgende taken opneemt:

• Opstellen van specificaties voor nieuwe initiatieven in overleg met de diverse betrokkenen.
• Opmaken van een projectplan en voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor.
• Opmaken van een realistische projectplanning.
• Projectvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie.
• Op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden.
• In kaart brengen van de processen en samen zoeken naar optimalisaties.
• Ondersteunen bij het uitvoeren van projecten op de werkvloer.
• Organiseren van opleidingen en het opleveren van handleidingen.
• Coachen en enthousiasmeren van medewerkers in het gebruik van de opgeleverde projectresultaten.
• Controleren of de opgeleverde projectresultaten worden gerealiseerd en indien nodig bijsturen van medewerkers
• Naadloze overdracht van projectmanagement naar de supportafdelingen in en buiten het ICT-departement.

• Je wil als medewerker van de stad graag mensen centraal zetten. Je bent geëngageerd en betrouwbaar en je wil samen met je collega's elke dag beter doen dan de dag ervoor. Onze waarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt.
• Als diensthoofd neem je de verschillende rollen van het leiding geven ter harte: leider, manager, coach en ondernemer.
• Je hebt een uitgebreide ervaring als projectmanager en teamleider en de daarbij horende processen. Je bent in staat om je expertise door te geven aan de interne medewerkers.
• Je kan een ruim portfolio aan projecten, met business proces kenmerken, voorleggen en aantonen dat je rol hierin een grote toegevoegde waarde had.
• Je bent klantgericht om de best mogelijke diensten te verlenen, maar met voldoende aandacht voor de kosten en realiteit.
• Je begrijpt, denkt mee over en volgt de strategische ontwikkelingen en keuzes op IT vlak nauw op en speelt erop in door ze te vertalen naar operationele plannen binnen je dienst en projecten.
• Je leert snel bij, gaat methodisch en systematisch te werk en beschikt over sterke analytische capaciteiten.
• Je denkt steeds een stap mee vooruit. Je ontwikkelt niet alleen zaken op korte termijn maar stelt ook keuzes voor in functie van het lange termijnperspectieven. Je zet anderen ertoe aan om mee te denken/werken aan verbetering van de manier van werken.
• Je blijft flexibel en doelgericht functioneren, ook in sterk en/of continue veranderende situaties.
• Je reikt creatieve oplossingen aan voor niet alledaagse problemen.
• Je bent in staat om technische onderdelen te coördineren en met zowel interne als externe partijen een project (onderdeel) zelfstandig tot een goed einde te brengen.
• Je kunt omgaan met budgetten en weet hoe deze te plannen en te beheren.

Kennis en ervaring met onderstaande zijn grote pluspunten:

• Ervaringen met frameworks zoals PRINCE2 en PMBOK.
• Ervaring met het opstellen en beheren van SLA's (richting leveranciers) en hun indicatoren is een bijkomende troef.
• Kennis van, en ervaring met alle ITIL (of gelijkaardige) service management frameworks en processen, is een grote troef bij het invullen van deze functie.

Bekijk het competentieprofiel

• Een aantrekkelijke verloning volgens barema A1a-A3a.
• Alle relevante beroepservaring wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke- en de schaalanciënniteit.
• In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien (smartphone met abonnement en laptop).
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst.
• Mogelijkheid tot telewerk.
• Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden.
• Maaltijdcheques van € 7,5 per gewerkte dag.
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd).
• Een pluspas (kortingspas).
• Een hospitalisatieverzekering.
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Mogelijkheid tot fietsleasing.
• Een fietsvergoeding.
• Een tweede pensioenpijler van 3%.
• Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn.